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配送的功能最終必須通過具體的配送工藝流程來實現(xiàn)。配送的基本工藝流程如圖 3-1 所示。
( 一) 訂單處理
配送中心與其他經(jīng)濟(jì)實體一樣, 具有明確的經(jīng)營目標(biāo)和服務(wù)對象。因此, 在配送中心規(guī)劃建設(shè)、開展配送活動之前, 必須根據(jù)訂單信息, 對顧客分布、商品特性及品種數(shù)量、送貨頻率等資料進(jìn)行分析, 以確定所要配送的貨物的種類、規(guī)格、數(shù)量和配送時間等。訂單處理是配送中心組織、調(diào)度的前提和依據(jù), 是其他各項作業(yè)的基礎(chǔ)。
配送中心的交易起始于客戶的咨詢、業(yè)務(wù)部門的報表, 而后有訂單的接收、業(yè)務(wù)部門查詢出貨目的存貨狀況、裝卸貨能力、流通加工負(fù)荷、包裝、配送負(fù)荷等來答復(fù)客戶, 而當(dāng)訂單無法依客戶之要求交貨時, 業(yè)務(wù)部應(yīng)加以協(xié)調(diào)。由于配送中心一般均非隨貨收取貨款, 而是于一段時間之后結(jié)帳, 因此在訂單資料處理的同時, 業(yè)務(wù)人員應(yīng)依據(jù)公司對該客戶的授信狀況查核是否已超出其授信額度。此外, 在特定時段, 業(yè)務(wù)人員應(yīng)統(tǒng)計該時段的訂貨數(shù)量, 并予以調(diào)貨、分配出貨程序及數(shù)量。退貨資料的處理亦該在次階段予以處理。另外業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定報表計算方式、做報表歷史資料管理, 制定客戶訂購最小批量、訂貨方式或訂購結(jié)賬截至日。
( 二) 進(jìn)貨
配送中心進(jìn)貨主要包括訂貨、接貨、驗收入庫三個環(huán)節(jié)。
1.訂貨。配送中心收到和匯總用戶的訂單以后, 首先要確定配送商品的種類和數(shù)量, 然后查詢現(xiàn)有存貨數(shù)量是否滿足配送需要。如果存貨數(shù)量低于某一水平, 則必須向供應(yīng)商發(fā)出訂單、進(jìn)行訂貨。配送中心也可以根據(jù)需求情況提前訂貨, 以備發(fā)貨。對于物流模式的配送中心, 訂貨工作尤其客戶直接向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單, 配送中心的進(jìn)貨工作從負(fù)責(zé)接收商品開始。
2.接貨。當(dāng)供應(yīng)商 ( 生產(chǎn)企業(yè)) 接到配送中心或用戶發(fā)出訂單之后, 會根據(jù)訂單的要求組織供貨, 配送中心則必須及時組織人力、物力接收貨物, 有時還必須到站 ( 港) 、碼頭接運(yùn)貨物。
3.驗收。貨物到達(dá)配送中心, 即由配送中心負(fù)責(zé)對貨物進(jìn)行驗收, 驗收的內(nèi)容包括質(zhì)量、數(shù)量和包裝三個方面。驗收的依據(jù)主要是合同條款要求和有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗收合格的商品即辦理有關(guān)登帳、錄入信息及貨物入庫手續(xù), 組織貨物入庫。
( 三) 儲存
在配送活動的運(yùn)作過程中, 配送中心的儲存作業(yè)是為了給配送提供貨源保證, 對配銷模式的配送中心來說, 一次性集中采購, 儲備一定數(shù)量商品, 可以享受價格上的優(yōu)惠。在儲存階段主要任務(wù)是保證商品在儲存期間質(zhì)量完好, 數(shù)量準(zhǔn)確。
( 四) 分揀
分揀作業(yè)即交貨作業(yè)人員根據(jù)客戶訂單要求, 從儲存的貨物中揀出用戶所需商品的一種活動。對于小體積多品種商品可以采取摘取的方式揀選, 工作人員拉著集貨箱在排列整齊的倉庫貨架間巡回活動, 按照揀貨單上表明的品種、數(shù)量、規(guī)格挑選出用戶需要的商品放入集貨箱內(nèi), 再按一定方式進(jìn)行分類, 或采用人工作業(yè)配合自動傳輸系統(tǒng)揀取, 也可以采取自動分揀設(shè)備揀取商品。而對大體積或大數(shù)量的商品出貨, 也可以采取播種分隊的方式分揀。
( 五) 流通加工
配送中心所進(jìn)行的加工作業(yè)主要有:
1.初級加工活動, 如按照用戶的要求下料、改制等;
2.輔助性加工活動, 如給商品加貼條碼、拴標(biāo)簽、簡單包裝等;
3.深加工活動, 如把蔬菜、水果等食品進(jìn)行沖洗、切割、過秤、分級和裝袋; 把不同品種的煤炭混合在一起, 加工成“配煤”等。加工作業(yè)不僅是一種增值性經(jīng)濟(jì)活動, 而且完善了配送中心的服務(wù)功能。
( 六) 配裝出貨
為了充分利用運(yùn)輸車輛的容積和載重能力, 提高運(yùn)輸效率, 可以將不同用戶的貨物組合配裝同一輛載貨車上, 因此, 在出貨之前還需完成組配或配裝作業(yè)。有效的混載與配裝, 不但能降低送貨成本, 而且可以減少交通流量、改變交通擁擠狀況。
目前, 各配送中心普遍推行混裝 ( 或同載) 送貨方式, 其作業(yè)過程有兩個基本要求:
1.按送貨點到達(dá)的先后順序組織裝車, 先到的裝在混載貨體的上面或外面, 后到的裝在下面或里面。
2.要做到“輕者在上, 重者在下”, “重不壓輕”。配裝出貨是配送中心的末端作業(yè), 也是整個配送流程中的一個重要環(huán)節(jié)。
( 七) 送貨
通常配送中心都使用自備的車輛進(jìn)行送貨作業(yè), 有時也借助于社會上專業(yè)運(yùn)輸組織的力量, 聯(lián)合進(jìn)行送貨作業(yè)。此外, 適應(yīng)不同用戶的需要, 配送中心在進(jìn)行送貨作業(yè)時, 可以采取定時間、定路線為固定用戶送貨, 也可以不受時間、路線的限制, 機(jī)動靈活的進(jìn)行送貨作業(yè)。