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怎樣開發(fā)海外代理目前很多國內(nèi)貨運企業(yè)對海外代理開拓普遍很看重，但在開拓海外代理的道路上，有些人受益匪淺、收獲頗豐，有些人卻感到茫然無措、無從下手。那么國內(nèi)貨代企業(yè)在開拓海外代理時需要注意哪些問題呢？首先，要有掌握外語且懂貨代操作的專業(yè)人才海外代理開發(fā)是需要專人、甚至專門的團(tuán)隊來進(jìn)行的，這是不容置疑的。很多國內(nèi)貨運企業(yè)對專業(yè)人才的招聘及海外開發(fā)團(tuán)隊的建設(shè)一籌莫展，要么招聘不到專人去做，要么成本過高請不起專人去做。海外代理開發(fā)對綜合素質(zhì)要求比較高，不但需要較高的外語水平，而且要求對整個操作流程的熟悉及控制，而這樣的人才目前還是大量缺乏的，所以很多中國的貨代企業(yè)尚沒有專門的海外開發(fā)團(tuán)隊，甚至沒有專門的外語人才和海外代理溝通，導(dǎo)致海外代理開拓業(yè)務(wù)無法開展。其次，熟悉目標(biāo)市場及開發(fā)對象國家的特點不同區(qū)域的國家具有不同的特點，風(fēng)俗習(xí)慣、工作方式及貨代市場現(xiàn)狀也有很大的差異，通過對海外目標(biāo)市場的了解，進(jìn)行有針對性的開發(fā)，會達(dá)到事半功倍的效果，相反，如果盲目開發(fā)，一視同仁，不僅浪費人力物力，而且達(dá)不到預(yù)期效果。和海外代理聯(lián)系之前，應(yīng)先了解一下該代理所在國家和中國的時差，了解其工作時間及節(jié)假日，比如，大部分中東國家工作時間為周日至周四，所以如果有緊急的事情需要確認(rèn)最好周四之前聯(lián)系，否則很可能因為對方休息無法及時回復(fù)郵件。另外，國外假期相對較多，最好先了解下對方是否在度假，避免因為假期聯(lián)系不到代理而帶來麻煩和損失。最后，郵件溝通，提高和海外代理的溝通效率郵件是國際商務(wù)往來的重要工具，相對于電話，傳真而言，發(fā)郵件更省時省力，也更節(jié)省成本。因此，開發(fā)海外代理時需要良好的郵件溝通技巧。很多國內(nèi)貨代企業(yè)抱怨開發(fā)海外代理太難，發(fā)的郵件都沒有回復(fù)，溝通效率很低。究其原因是因為很多國內(nèi)貨代發(fā)給海外代理的郵件并不規(guī)范，不符合國際商業(yè)信函往來的標(biāo)準(zhǔn)。
常見的問題總結(jié)如下：
1. 郵件沒有標(biāo)題，或者郵件標(biāo)題不明確。有的郵件標(biāo)題就是一個”Hey!”，這樣的郵件很可能會被海外代理直接就當(dāng)作垃圾郵件刪掉了，因此郵件標(biāo)題要明確，最好能吸引收件人的興趣，且讓收件人看到標(biāo)題就知道你此封郵件的目的。
2. 郵件內(nèi)容無頭無尾。第一封郵件是很重要的，有些貨代聯(lián)系海外代理的郵件里只是把公司簡介粘貼一下就發(fā)過去了，海外代理收到這樣的郵件，會感到莫名其妙，不知道發(fā)郵件的人想干什么。一般來說，第一封郵件需要明確你發(fā)郵件的目的，明確公司優(yōu)勢航線，優(yōu)勢業(yè)務(wù)，對海外代理有什么需求等。貨代往來郵件一般以詢價居多，如果是詢價，那么郵件里需要告訴對方基本的貨盤信息，比如， POL，POD，貨量，箱型，品名，走貨時間，付款方式，具體要求等，這樣可以避免雙方往返郵件詢問貨物信息，從而可以縮短前期郵件往復(fù)的次數(shù)，提高溝通效率，且可以體現(xiàn)貴司人員的職業(yè)水準(zhǔn)和專業(yè)程度，為雙方合作打下良好的基礎(chǔ)。另外，即使海外代理的報價暫時無法滿足您的需求，也要及時回復(fù)郵件告知海外代理，以期將來有合作機(jī)會，切忌詢完價再無回復(fù)。
3. 亂用大寫。如果亂用大寫，特別是問句或者是抱怨，對方會以為你在對他大喊大叫。
4. 中國化習(xí)慣和表達(dá)。舉個例子，我們常常用感嘆號來引起他人注意，文章中感嘆號使用頻率也很高，很多中國貨代公司寫英文郵件時通篇也都是感嘆號，這是典型的中國化習(xí)慣和表達(dá)。事實上，感嘆號在英語中使用頻率很少，過多的使用感嘆號被認(rèn)為是輕浮或者不成熟的表現(xiàn)。
5. 使用非企業(yè)郵箱發(fā)郵件。很多貨代公司沒有企業(yè)郵箱，發(fā)郵件時使用的是126，163，hotmail等非企業(yè)郵箱，這樣給人的感覺是公司實力不夠，且這樣的郵箱在一些國家遭到屏蔽的可能性也很大，不但和海外代理的溝通效率會大大降低，而且也可能貽誤商機(jī)。
6. 使用即時聊天工具談業(yè)務(wù)。一些國內(nèi)貨代和海外代理談業(yè)務(wù)的時候傾向于使用MSN，Skype，Yahoo等即時聊天工具，而不用郵件，郵件溝通已經(jīng)是國際商務(wù)往來的主要工具，且發(fā)生糾紛時郵件往來記錄也可以作為證據(jù)，而即時聊天工具只是一種和海外代理取得聯(lián)系的快捷方式，無法代替郵件。比如，貨代企業(yè)若有呆賬壞賬收不回來，專業(yè)的賬款回收機(jī)構(gòu)一般會要求將雙方往來郵件打印出來或者轉(zhuǎn)發(fā)一份以便了解雙方合作的情況，雙方郵件往來的日期和內(nèi)容一目了然，很清晰的就能了解事情的始末。我們可以通過即時聊天工具提醒海外客戶查收郵件，或者禮貌性的問好、打招呼，但是具體的業(yè)務(wù)還是要用郵件溝通。
7. 急功近利。很多中國貨代在和海外代理溝通的第一封郵件就是赤裸裸地向海外代理要貨，如果對方暫時沒有貨物往來便不再聯(lián)系。海外代理尚不了解貴公司實力如何，是否有好的服務(wù)、好的價格，不清楚貴公司信譽度如何，在對貴公司一無所知的情況下，就將貨物給你操作的可能性微乎其微。這就需要和代理長期保持聯(lián)系并維護(hù)海外代理，不斷的滲透企業(yè)服務(wù)理念，建立信任關(guān)系，才有可能贏得長期合作的機(jī)會。永遠(yuǎn)記得，No pains, No gains.
8. 郵件不規(guī)范。很多國內(nèi)貨代發(fā)出去的郵件滿篇都是拼寫錯誤，海外客戶看了半天也搞不懂是什么意思，而且一封郵件里有好幾種字體、好幾種顏色，看起來很花哨、很不規(guī)范。英文中比較正規(guī)的字體是Times New Roman字體，建議養(yǎng)成發(fā)郵件前使用拼寫檢查的良好習(xí)慣。
9. 關(guān)于郵件簽名。一般來說，稍專業(yè)一點的公司都會要求統(tǒng)一的簽名檔，包括公司logo,自己的名字、職位、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址等，不但方便海外客戶聯(lián)系自己，而且也能體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)水準(zhǔn)。自己的聯(lián)系方式若有變化，只需改一下簽名檔即可。走國際化、開發(fā)海外代理將成為未來貨代業(yè)務(wù)發(fā)展的主流，如果國內(nèi)貨代企業(yè)想要把握住貨代市場發(fā)展的脈搏，必然要走海外代理開拓的發(fā)展道路，這就需要對海外代理有更加清晰的認(rèn)識，也需要了解和海外代理交際溝通的思維方式、操作方法。希望上述建議對國內(nèi)貨代企業(yè)在開拓海外代理的過程中有所幫助。
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